Die Social Media Toolbox für Mitarbeiter

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Mit Social Media Guidelines versuchen viele Unternehmen die Social Media Nutzung ihrer Mitarbeiter zu regeln. Da aber vieles was speziell für Social Media geregelt werden könnte, allgemein eh schon geregelt ist, haben wir bei ZF eine Toolbox, mit hilfreichen Infos und Tipps rund um Social Media entwickelt.

Der Ruf nach Regelung

Als ich im Sommer 2012 meine Arbeit als Social Media Manager bei ZF Friedrichshafen aufnahm, wurden die Rufe nach Regelung der neuen Medien immer lauter. Einige Abteilungen hatten bereits entsprechende Guidelines erstellt und im Intranet veröffentlicht. Inwiefern diese rechtlich verbindlich sind oder von der Zielgruppe tatsächlich gelesen werden, wurde bis dahin jedoch kaum beachtet. Beispiele und Vordrucke waren im Internet reichlich vorhanden.

Auch in unserem, zu derzeit noch jungen, Projekt zur Erarbeitung einer Social Media Strategie, wurde den Social Media Guidelines ein eigenes Aufgabenpaket gewidmet. Aufgrund von immer mehr Anfragen aus den unterschiedlichsten Unternehmensbereichen, musste dieses Paket nun schnell angegangen werden.

Eine erste Bestandsaufnahme machte schnell klar, dass im Unternehmen schon zahlreiche Regeln und Richtlinien vorhanden sind. Alles was es für Social Media im speziellen zu regeln gab, war allgemein bereits festgelegt. Es gibt einen Arbeitsvertrag, Konzernrichtlinien, Betriebsvereinbarungen und nicht zuletzt allgemeine Gesetze, die Internetnutzung während der Arbeit, das Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Geheimhaltung, das Urheberrecht, etc. regeln.

Die Aufstellung neuer Regeln schien demnach nicht besonders sinnvoll, zumal Regeln nur Sinn machen, wenn mit diesen auch Kontrollmechanismen, sowie Möglichkeiten der Sanktionierung bei Verstößen, implementiert werden. Darüber hinaus behält sich auch die Arbeitnehmervertretung bei der Aufstellung neuer Ver- und Gebote ein Mitspracherecht vor.

„Unwissenheit schützt vor Strafe nicht" heißt es. Dieses Sprichwort impliziert eine Holschuld bei Regelungen und Gesetzen, drückt gleichermaßen aber auch aus, dass Verstöße oftmals nicht mutwillig, sondern unwissentlich oder unbesonnen geschehen. Unser Ziel musste es also sein, die Mitarbeiter zu möglichen Risiken und Regelverstößen zu sensibilisieren, vorhandene Regeln in einen neuen Kontext zu setzen und Tipps für den richtigen Umgang mit den neuen Medien zur Verfügung zu stellen.

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Aufklären - Sensibilisieren - Schulen

In unserem Unternehmen haben wir es mit einer großen Bandbreite unterschiedlicher Zielgruppen zu tun, wobei nicht nur sprachliche und kulturelle Unterschiede, sondern auch die jeweilige Einstellung und das Vorwissen zu Social Media berücksichtigt werden müssen. So gibt es jüngere Mitarbeiter, welche schon fast mit Social Media aufgewachsen sind und die volle Bandbreite der Tools und Möglichkeiten nutzen. Diesen gilt es mögliche Risiken der zahllosen Kommunikationsmöglichkeiten, sowie entsprechende Regeln und Grenzen bewusst zu machen. Daneben stehen ältere Mitarbeiter, welche Social Media eher vom Hören-Sagen kennen und den neuen Medien teils zurückhaltend bis kritisch gegenüberstehen. Diesen wollten wir die Besonderheiten von Social Media, gegenüber den klassischen Medien vermitteln, Hemmungen und Vorurteile abbauen, sowie die neuen Möglichkeiten darstellen.

Um all dies zu erreichen und den Umgang mit Social Media im Unternehmen zu einem sicheren und alltäglichen Selbstverständnis zu machen, genügte es nicht eine einfache Liste mit Regeln und Verboten ins Intranet zu stellen. Aufgabe war es, ein Bündel an Hintergrundinformationen, hilfreichen Tipps und Leitlinien zu erarbeiten, welches die wirklich wichtigen Botschaften knapp und anschaulich vermittelt. Somit war die Idee der Toolbox geboren.

 

Die Inhalte der Toolbox

Bei der Erstellung der Inhalte stimmten wir uns eng mit weiteren Fachabteilungen wie z.B. Arbeitsrecht, Daten- und Informationsschutz, Personal und IT ab, um auch deren Sichtweisen und Ansprüche an die Toolbox zu berücksichtigen. Besonders die Zusammenarbeit mit der Kollegin aus dem Arbeitsrecht entpuppte sich als äußerst Fruchtbar. Sie steuerte nicht nur maßgebliche Teile des Inhalts bei, sondern unterstützte auch in der rechtlichen Abklärung und Abstimmung mit der Arbeitnehmervertretung.

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Die Social Media Toolbox hat im Wesentlichen die folgenden Inhalte:

  1. Erläuterungen zum Verständnis und den Besonderheiten von Social Media.
  2. Darstellung der neuen Möglichkeiten und Chancen für die Mitarbeiter persönlich, wie aber auch für Unternehmen.
  3. 6 Tipps für den sicheren und kompetenten Umgang mit Social Media.
  4. Praktische Hinweise für die Nutzung von Social Media Plattformen.
  5. Beschreibung von Nutzen und Funktionen der wichtigsten Social Media Plattformen.
  6. Antworten zu den häufigsten Fragen rund um Social Media im Unternehmen.
  7. Ein Glossar zu den wichtigsten Begriffen aus dem Bereich Social Media.

75.000 Mitarbeiter erreichen?

Da wir keine neuen Regeln aufstellen mussten und wollten war klar, dass die Toolbox nicht im Sinne eines Gesetzestextes verfasst werden kann, den man bei Verstößen aus der Schublade zieht. Die Inhalte der Toolbox sollten so viele Mitarbeiter wie möglich erreichen. Hierzu mussten sie in einer möglichst ansprechenden Art und Weise über unterschiedliche Wege zur Verfügung gestellt werden.

Als zentrale Plattform unserer Kommunikationsmaßnahmen wurde das CI-Portal ausgewählt. Im Gegensatz zum Intranet, ist dieses auch von außerhalb des Unternehmensnetzwerks zu erreichen, wodurch es z.B. auch Mitarbeitern ohne Computerarbeitsplatz möglich ist, von zu Hause aus auf die Toolbox zuzugreifen. Im CI-Portal finden sich alle Inhalte der Toolbox in Web-Form, ein Toolbox-Video, sowie eine ansprechend gestaltete PDF-Broschüre zum Herunterladen und ausdrucken.

Um den Mitarbeitern die Toolbox bekannt zu machen, haben wir einer Reihe weiterer Maßnahmen ergriffen, welche jeweils direkt die wichtigsten Punkte der Toolbox vermittelten und darüber hinaus immer auf den Toolbox-Bereich im CI-Portal verwiesen. Dazu gehörten:

  1. Eine komplette Seite in der Mitarbeiterzeitung zum launch der Toolbox und einzelne Artikel zu Social Media in den weiteren Ausgaben 2013.
  2. Konzern-News im Intranet zum Launch der Toolbox.
  3. Platzierung in der Schnellnavigation auf der Intranet-Startseite mit Weiterführung auf eine Zusammenfassung der wichtigsten Inhalte in einer eigenen Seite im Intranet.
  4. Plakate an allen großen Standorten mit den wichtigsten Punkten der Toolbox und einem Verweis auf das CI-Portal per QR-Code.
  5. Da die Inhalte in textlicher Form zwar ausführlich dargestellt waren, es jedoch immer einen gewissen Anreiz braucht diese tatsächlich zu lesen, haben wird die wichtigsten Inhalte auch als Video, in leichter und unterhaltender Weise, umgesetzt.
  6. Auf das Video wurde an prominenter Stelle im Intranet hingewiesen.
  7. Darüber hinaus verteilten wird Smartphone Cleaner mit einem QR-Code an die Mitarbeiter, welcher direkt auf das Video verwies.

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Social Media ist bei ZF angekommen

Unser Ziel war das Verständnis und die Aufmerksamkeit der Mitarbeiter für die neuen Arten der Kommunikation zu erreichen, damit sie den neuen Möglichkeiten sicher und aufgeschlossen gegenüber stehen. Neu angestoßene Projekte im Bereich Social Media, sowie viele Anrufe und Gespräche zeigen uns, dass Social Media und dessen Bedeutung mittlerweile bei ZF angekommen ist. Nicht nur die zufriedenstellenden Zugriffszahlen über Intranet und CI-Portal, sondern auch zahlreiche Erwähnungen und Zitate der Inhalte der Social Media Toolbox in Gesprächen zeigen uns, dass diese einen bedeutenden Anteil an diesem Wandel hat.

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